Smart Company

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eDocu Asset Management

Sie sind ein anlagenintensives Unternehmen? Dann wissen Sie, dass Anlagen nicht einfach nur “da sind”, sondern dass viel Aufmerksamkeit und Geld verlangen: Seien es Übergaben, die Instandhaltung, Wartung, Revisionen, Inspektionen, Kontrollen, Lagerung, Sicherheit… Wie wäre es, wenn die Anlagenverwaltung größtenteils automatisiert würde? Stellen Sie sich Ihre Mitarbeiter ganz ohne PCs oder Papierformulare vor, die alle Aufgaben mit Hilfe von mobilen Geräten erfüllen, z.B. Übergaben mit biometrischer Unterschrift. Eine Vision, die mit eDocu Realität werden kann!

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Vorteile:

  • Anlagenbezogene Prozesse vor Ort papierlos abwickeln
  • Erhöhung der Sicherheit, Lebensdauer und Nutzung
  • Erinnerung und Nachweis für Revisionen aller Art
  • 24/7-Zugriff auf alle Information direkt per iTags (QR, NFC, BLE) auf PCs oder mobil

Anwendungsfall in der Praxis:

  1. Das Unternehmen kauft ein neues Notebook; dieses bekommt einen iTag und wird in eDocu registriert.
  2. Das Notebook wird einem Mitarbeiter papierlos mit Hilfe eines mobilen Geräts zugeordnet.
  3. Der Mitarbeiter unterschreibt das digitale Übergabeformular mit einem digitalen Stift, z.B. S-Pen.
  4. Die Informationen zum Nutzer des Notebooks werden automatisch aktualisiert und die Formulare mit dem Notebook-Profil verknüpft.

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eDocu Fuhrpark

Mit eDocu können Sie alle relevante Fuhrparkprozesse dort abwickeln, wo das Fahrzeug gerade steht. Sei es eine Übergabe, eine Zustandskontrolle, die Dokumentation eines Schadensfalles, die Kilometerstand-Ablesung, oder anstehende, wiederkehrende Hauptuntersuchungen. eDocu Fuhrpark verwaltet alle Prozesse in einem System, 24/7 verfügbar. Alles was Sie dafür brauchen ist ein Smartphone. Somit haben Sie jederzeit und überall Zugriff auf die komplette Informationsbasis, technische Dokumentationen und erforderliche Arbeiten zu jedem Fahrzeug.

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Vorteile:

  • Schneller Zugriff zu allen Informationen vor Ort per iTags. Sie brauchen nur ein Smartphone oder anderes mobiles Gerät
  • Alle Prozesse können vor Ort abgewickelt werden
  • Ganzheitliche Übersicht über den gesamten Fuhrpark für das Management

Anwendungsfall in der Praxis:

  1. Ein Mitarbeiter bringt ein Pool-Fahrzeug zurück.
  2. Der Fuhrpark-Manager scannt den iTag am Auto, führt die Übergabekontrolle durch und dokumentiert den Zustand.
  3. Der Mitarbeiter unterschreibt das Übergabeformular digital vor Ort.
  4. Der Fuhrpark-Manager eröffnet ein Ticket im System. Das Fahrzeug soll gereinigt werden, der Techniker soll ein Leuchtmittel ersetzen. Die Ausführung wird vor Ort im System dokumentiert. Nach Abschluss wird der iTag auf dem Autoschlüssel gescannt und der Standort des Fahrzeuges vermerkt.

eDocu Inventur

Inventuren leicht gemacht! Nutzen Sie die einfache Umsetzung des papier- und problemlosen Inventurprozesses mit Smartphones per iTags (QR, Barcodes, NFC). Den Inventurprozess können beliebig viele Personen gleichzeitig durchführen, und das ohne teure proprietären Spezialhardware. Gleichzeitig mit der Inventur kann das System zum Aktualisieren von Informationen über die Instandhaltung, Kontrollen, Services oder für Direktbestellungen von Verbrauchsmaterial per iTags benutzt werden.

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Das wird Ihnen gefallen:

  • Die Inventur kann von beliebig viele Personen gleichzeitig durchgeführt werden
  • Der Prozess kann einfach mit anderen Aufgaben verbunden werden (Anlagenmanagement, Fuhrparkverwaltung)
  • Besonders zeitsparende und genaue Durchführung

Anwendungsfall in der Praxis:

  1. Zuerst werden der Umfang und die Parameter der Inventur im System zentral definiert.
  2. Der Mitarbeiter scannt vor Ort den iTag eines Raumes und erhält die vollständige Inventurpostenliste.
  3. Mit dem Scannen der iTags der einzelnen Objekte wird die Inventurliste automatisch dokumentiert. Zusätzliche Information über den Zustand können als Text, Foto, Video angehängt werden.
  4. Nach dem Beenden der Inventur wird automatisch ein Inventurbericht generiert.

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eDocu Mitarbeiter

Ihre Mitarbeiter sind die wertvollsten Ressourcen Ihres Unternehmens und deshalb ist es entscheidend, korrekte Informationen über sie zu führen. Mit eDocu Mitarbeiter bekommen Sie ein System, das nicht nur Kompetenzen und Berechtigungen verwaltet, sondern auch die ganze Personalakte umfasst – von der Bewerbung bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses. Wird das System zusammen mit eDocu Asset Management und eDocu Fuhrpark verwendet, können Anlagen ganz einfach mit den einzelnen Mitarbeiter-Profilen verknüpft werden, um eine genaue Übersicht zu erhalten. Das Beste dabei ist: Sie können die Lösung ohne kostspielige Investitionen in IT-Infrastruktur oder Personal nutzen! Wir bieten sie als “Software as a Service”, d.h. Sie bezahlen nur für das, was Sie auch wirklich nutzen.

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Das wird Ihnen gefallen, wenn Sie:

  • häufigere Veränderungen bei Mitarbeitern haben
  • ein Produktions- oder Transportunternehmen sind oder sehr anlagen- und mitarbeiterintensiv arbeiten
  • im Personalmanagement tätig sind
  • schnell expandieren und/oder ständig neue Teams formen
  • viele Filialen haben

Anwendungsfall in der Praxis:

  1. Für die Kandidatenauswahl sind vorab Profile mit allen nötigen Dokumenten, Fähigkeiten und Fertigkeiten zu erstellen.
  2. Während des Auswahlprozesses sind für jeden Bewerber Telefongespräche zu notieren, Aufgaben zur Gesprächsvorbereitung einzuplanen und der Verlauf zu dokumentieren. Die Profile der ausgewählten Bewerber werden mit Beginn der Beschäftigung in Mitarbeiter-Profile umgewandelt.
  3. Teams werden auf der Basis von festgelegten Kompetenzen zusammengestellt. Die Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmungen, Qualifikationen und Schulungsteilnahmen können sekundenschnell überprüft werden.
  4. Jedem Mitarbeiter können Geräte zugeordnet werden. Die Übergabe der Geräte sowie die Rückgabe, z.B. beim Ausscheiden sind einfach und statusgeführt.

eDocu Poststelle

Es ist Zeit einen großen Schritt Richtung papierloses Büro zu machen! Keine Papierformulare, Unterschriften und redundante Aufgaben beim Postein- und -ausgang mehr. Jeder Umschlag bekommt einfachen ein iTag und das Weitere wird automatisch in eDocu Poststelle durchgeführt – einschließlich digitaler/biometrischer Unterschriften.

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Vorteile:

  • Wichtiger Schritt in Richtung papierloses Büro
  • Vollständig automatisierter Prozess einschließlich digitaler/biometrische Unterschriften und Übergaben/Übernahmen
  • Zusätzliche Angaben werden direkt zum Umschlag zugeordnet

Anwendungsfall in der Praxis:

  1. Der Absender bereitet einen Umschlag vor indem er einen gepaarten QR-Code draufklebt und erstellt dann einen virtuellen Umschlag in eDocu.
  2. Wird der Umschlag an die Posteingangsstelle übergeben, so bestätigt diese die Übernahme durch Scan des QR-Codes.
  3. Der Empfänger erhält automatisch eine Notifikation, dass für ihn Post vorliegt. Er übernimmt die Post, indem er digital das Formular auf einem mobilen Gerät unterschreibt.
  4. Der Absender erhält automatisch die Nachricht über die Übernahme, der Status des Umschlags ändert sich in „zugestellt“ und er ist automatisch im Posteingangsbuch eingetragen.

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eDocu Facility Management

Was halten Sie von einem System, das Ihnen hilft, Informationen über die Instandhaltung Ihrer Geräte zu organisieren? Es unterstützt Sie bei fälligen Terminen, bei der Einhaltung des Instandhaltungsumfangs und -anforderungen. Sorgen Sie für die Einhaltung vereinbarter SLA-Bedingungen und überwachen Sie Ihre Lieferanten einfach und nachvollziehbar. Ihre Techniker können sich dank der interaktiven Links auf Anlagen und im System effizient auf Vor-Ort-Begehungen vorbereiten und werden immer die richtigen Betriebsmittel und Ausrüstungen dabei haben. Sind Geräte mit iTags gekennzeichnet (QR-Code, Barcode, NFC, BLE), haben Sie vor Ort direkten Zugriff auf alle Informationen und Checklisten.

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Vorteile:

  • Zuverlässiger Nachweis der ausgeführten Arbeiten
  • Arbeitsberichte einfach erstellen
  • Niedrigeres Risiko von Strafen und Sanktionen
  • Effiziente Aufgabenkoordinierung und Planung und
  • Verlängerte Lebensdauer der Anlagen
  • Die Techniker entscheiden kompetent auf der Basis aller relevanter Information

Anwendungsfall in der Praxis:

  1. Nach Aufgabenzuweisung im System sieht der Techniker sofort detaillierte Instruktionen, Arbeitsschutzbestimmungen, Handbücher, Schemata, die für die Aufgabe gelten.
  2. Vor Ort checkt sich der Techniker im System durch Scannen des iTags ein und dokumentiert den aktuellen Zustand. Dann öffnet er die zugehörige To-Do-Checkliste und erfüllt seine Aufgabe.
  3. Im Ergebnis erstellt der Techniker einen Arbeitsbericht im System und kann z.B. Fotos zur Dokumentation anhängen.
  4. Digitale Formulare mit biometrischer Unterschrift machen den ganzen Prozess einfach und sicher.

eDocu Archiv

Sie suchen eine sichere, robuste Lösung für die Digitalisierung des Archivs die kostengünstig ist? Verwalten Sie Ihr Archivgut, Ordner, Akten, Papiere bis auf Ebene von Einzeldokumenten im digitalen Archiv. Alle zusammenhängende Informationen, z.B. Arbeitsergebnisse und Benachrichtigungen, stehen auf einem Blick in vollständigen Übersichten und mit umfangreichen Suchfunktionen zur Verfügung. Somit kann mit Hilfe von eDocu Archiv jedes einzelne Dokument schnell am Verwahrungsort gefunden und aufgesucht werden, um dann z.B. Veränderungen bezüglich Status, Standort o.ä. wiederum direkt vor Ort zu aktualisieren.

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Vorteile:

  • Sinkende Kosten – Kein physisches Archiv im Unternehmen, weniger Personalaufwand
  • Schnellerer Zugriff auf Dokumente
  • Verschiedene Benutzergruppen oder Externe können auf unterschiedliche Dokument-Gruppen zugreifen
  • Erhöhte Sicherheit

Anwendungsfall in der Praxis:

  1. Ein kürzlich unterschriebener Vertrag wird mit einem QR-Code gekennzeichnet und digitalisiert abgelegt, wobei das physische Original in einem Archiv außerhalb des Unternehmens eingelagert wird.
  2. Es werden beim Scan durch OCR-Texterkennung Informationen aus dem Vertrag extrahiert und am Datensatz gespeichert, gemeinsam mit dem gescannten Original und dem Standort im externen Archiv.
  3. Sollen die Vertragsbedingungen überprüft werden, erfolgt dies innerhalb Sekunden, indem man die extrahierten Information oder aber den gescannten Vertrag in eDocu einsieht. Gleichzeitig registriert das System alle Einsichtnahmen und Veränderungen auf.
  4. Wenn die Aufbewahrungsfrist für das Dokument abgelaufen ist, benachrichtigt das System die verantwortliche Person.

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eDocu Smart Meter-Ablesung

Wie wäre es mit einem einfachen, intuitiven Tool, das Zählerselbstablesungen schnell und einfach für alle machen würde? Mit eDocu Smart Meter-Ablesung werden die Selbstablesungen direkt mit der mobilen eDocu App - die mit einer normalen Smartphone-Kamera funktioniert – durchgeführt und mit OCR extrahiert. Dies schafft zuverlässige Aufzeichnungen über den tatsächlichen Verbrauch. Der ganze Prozess ist intuitiv und einfach, so dass für die Ablesung keine speziellen IT-Kenntnisse nötig sind. Gleichzeitig bekommen Ihre Kunden direkte Einsicht in ihre eigenen Verbrauchs- und Rechnungshistorie usw.

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Vorteile:

  • Kostenersparnisse und höhere Kundenzufriedenheit
    • Genaue Daten bei Selbstablesungen
    • Keine vor-Ort-Termine für Ablesungen durch Mitarbeiter
  • Zuverlässiger Verbrauchsnachweis für alle beteiligten Parteien
  • 1-Klick-Zugriff auf die Kundendaten, Rechnungs- und Verbrauchsübersichten
  • Entfall von Papierformularen bei Zählerablesungen

Anwendungsfall in der Praxis:

  1. Jeder Zähler ist mit einem eindeutigen iTag gekennzeichnet. Der Kunde scannt den Zähler mit seinem Smartphone, und das System liest aus dem Foto den iTag und den Zählerstand via OCR automatisch ab und speichert gleichzeitig das Foto mit Zeitstempel etc. als Sicherung und Nachweis.
  2. Das Messdienstleister bekommt zeitnahe und zuverlässige Daten ins System, die er direkt weiter verarbeiten kann.
  3. Gleichzeitig kann der Kunde seine eigene Verbrauchsaufzeichnungen und Rechnungsinformationen überprüfen, oder aber er kann direkt ein Online-Anfrage absenden oder die Hotline kontaktieren.

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